Pergi Tanpa Kertas – Rute Anda ke Kantor Efisien

Pergi Tanpa Kertas – Rute Anda ke Kantor Efisien . Anda merasa suntuk dengan kehidupan anda yang hanya itu itu saja? Kami AlifWisata menyediakan Open Trip Paket Tour ke Bromo dengan harga berkualitas dan nikmati indahnya Bromo bersama kami.

Arsip kertas memiliki sejumlah kekurangan serius, yang pada waktu dan biaya terbaik, dan paling buruk mengancam kelangsungan hidup suatu organisasi.

Pertama-tama ada masalah ruang yang biasanya menjadi premium di sebagian besar organisasi. Arsip arsip mengambil bagian ruang kerja yang terus meningkat dan tidak produktif. Arsip pada umumnya memburuk dalam kondisi penyimpanan yang buruk, dan menjadi tidak teratur dan tidak rapi – tidak terlihat, biasanya tidak berlaku.

Isu penting lainnya adalah waktu yang terbuang dalam operasi dan pengambilan dari arsip berbasis kertas, yang sangat sering disembunyikan dalam kegiatan kantor secara umum tetapi bagaimanapun juga dapat mewakili biaya nyata bagi organisasi.

Menemukan dokumen atau file, bahkan dalam sistem pengarsipan yang sederhana, dapat memakan waktu lama, terutama jika salah alamat oleh pengguna sebelumnya.

Bagaimana Pergi Tanpa Kertas – Rute Anda ke Kantor Efisien ?

Pergi Tanpa Kertas - Rute Anda ke Kantor Efisien
Pergi Tanpa Kertas – Rute Anda ke Kantor Efisien

Akhirnya ada kekhawatiran keamanan yang sangat nyata. Secara teoritis mungkin untuk merencanakan pemulihan bencana dalam arsip berbasis kertas, baik dengan menggunakan lemari tahan api, atau dengan menyimpan fotokopi semua dokumentasi penting di beberapa lokasi terpencil.

Implikasi biaya dari salah satu opsi ini jelas sangat besar. Kebakaran sering menyebabkan penghancuran file-file kunci, yang mengakibatkan kerugian konsekuensial yang melumpuhkan bagi organisasi yang bersangkutan.

Menyimpan dokumen sebagai file elektronik mengatasi semua kekurangan arsip kertas dalam satu klik. Ruang pengarsipan lebih atau kurang dihilangkan, waktu pengambilan dokumen adalah selama yang diperlukan untuk memasukkan dokumen atau referensi file pada keyboard PC, dan file dapat dicadangkan baik sebagai bagian dari prosedur TI yang ada atau pada media portabel seperti CD-ROM, disimpan di lemari tahan api atau di beberapa lokasi terpencil dengan biaya tambahan sangat sedikit.

Memulai proyek penyimpanan dokumen elektronik Anda tidak perlu serumit yang Anda pikirkan.

Setiap bagian dari hard copy dapat dikonversi ke file elektronik dari satu jenis atau lainnya. Memungkinkannya untuk disimpan dan dilihat oleh PC atau jaringan berbasis PC. Baik secara individual, atau sebagai bagian dari arsip elektronik yang lebih besar.

Setiap dokumen kemudian diberi kunci pencarian, misalnya Nomor Faktur dan Kode atau Nama Pemasok, ditambah kunci lain yang dapat mengidentifikasi dokumen yang dimaksud. Paling tidak canggih, ini akan membutuhkan operasi keyboard – elemen yang berpotensi mahal dalam proses jika sejumlah besar data harus dimasukkan terhadap setiap faktur.

Namun, ada sejumlah cara di mana biaya entri data dapat dikurangi. Termasuk pemindaian kode batang dari dokumen atau impor data melalui file teks.

Sejauh ini, kami berasumsi bahwa file database akan berada di server, membuat arsip tersedia di jaringan berbasis PC. Sejumlah sistem sepenuhnya portabel, dan dapat menggunakan CD (atau DVD-ROM) sebagai alternatif untuk server.

CD juga dapat memberikan biaya rendah kembali ke sistem arsip berbasis server, untuk pertimbangan pemulihan bencana.

Beberapa organisasi lebih memilih server web untuk menyimpan data mereka. Dan ini menawarkan keuntungan dari fasilitas penyimpanan yang dapat diperpanjang dan biaya tetap yang telah disepakati dengan perusahaan web hosting.

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *